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서울특별시 광진구 기록관 운영 규칙
( 제정) 2010.06.30 규칙 제 399호
관리책임부서 : 민원여권과 민원행정팀 연락처: 02-450-7193
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 광진구 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 서울특별시 광진구(이하 “구”라 한다) 및 그 소속기관의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람실, 사무실, 작업실, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 5. “전자기록생산시스템”이란 「사무관리 규정」제3조제12호부터 제14호까지 정한 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다.
제3조(적용범위) 이 규칙은 구 및 그 소속기관에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
제4조(기록관의 설치 등) ① 기록관은 「서울특별시 광진구 행정기구설치 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조(기록관의 업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 12. 구 및 그 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 16. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 22. 그 밖에 기록관의 기록물 관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
제6조(자문위원의 위촉 등) ① 서울특별시 광진구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 구청장이 위촉하고, 자문위원의 임기는 2년으로 하며, 1회에 한하여 연임할 수 있다.
제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 구 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.
제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록 되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방법에 따라 관리하여야 한다.
제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 관리에 대하여 교육을 실시하고, 매년 2월 말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철확정을 하여야 한다.
② 처리부서의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 알려야 한다. ③ 기록관장은 구 및 그 소속기관 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월말까지 영구기록물관리기관의 장에게 알려야 한다.
제10조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위에서 이관 받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.
② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위에서 처리부서의 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제11조(비밀기록물의 이관) ① 처리부서에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
제12조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 밟아야 한다.
제13조(비밀기록물의 보존) ① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치·운영하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.
제14조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기를 구분하여 처리하여야 한다.
제15조(기록물평가심의회의 기능) 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 다음 사항을 심의？의결 한다.
1. 영 제43조에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기 2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 구청장이 요청한 사항
제16조(심의회의 구성) ① 심의회는 위원장 1인을 포함하여, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원 3인, 외부전문가 2인으로 구성하며, 원활한 회의 진행을 위해 간사는 전문요원으로 한다.
② 심의회의 위원장은 기록관장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행 할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다. ③ 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자로 구성한다. 2.「고등교육법」제14조에 따른 대학에서 기록관리학, 역사학, 행정학, 문헌정보학, 법학 등 관련분야 학과의 전임강사 이상의 교원 3. 관련분야 학회의 추천을 받거나, 관련분야 연구기관에서 연구원 이상의 연구자 ④ 심의회 민간전문가 위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있으며, 구 소속 공무원의 임기는 그 부서에 재직하는 기간으로 한다.
제17조(회의 및 의결 등) ① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제1호서식에 따른 기록물서면심의의결서로 의견을 제출 할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다. ④ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제2호서식부터 별지 제4호서식까지 작성 관리하여야 한다.
제18조(기록물 생산기관 협의) 기록관장은 제15조제1호에 따른 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기의 결정시에 생산기관 및 생산부서와 협의를 거친 후 그 결과를 별지 제3호서식인 기록물평가심의서에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다.
제19조(비밀엄수 의무) 위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설하여서는 아니 된다.
제20조(결과의 적용) 기록관장은 심의회 의결 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경이력을 관리하여야 한다.
제21조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업실, 열람실, 사무실을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.
제22조(기록관리시스템 및 장비 구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 구 및 그 소속기관 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.
제23조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.
제24조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 구 및 그 소속기관 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.
제25조(전자화 기록물의 보존관리) 전자화 기록물은 디스크, 자기테이프, 디스켓, 전자 파일 자료로 구분하여 관리한다.
제26조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관리시스템의 백업계획을 수립·시행 하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관되도록 하여야 한다.
제27조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무 규정에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부 인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
제28조(긴급사태 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.
제29조(점검) ① 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생 여부 ② 기록관의 전산관리자는 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장을 관리하여야 한다.
제30조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
제31조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
3. 공무원이 아닌 사람으로 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람 ② 제1항제2호 및 제3호의 경우 열람에 한하며, 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.
제32조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴 5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 ② 기록물을 열람·복사 하고자 하는 사람은 별지 제5호서식을 기재하고, 기록관 담당직원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 기록관 담당직원이 대행하여 할 수 있으며, 열람·복사에 소요되는 비용을 신청인에게 부담하게 할 수 있다. ③ 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
제33조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간에 함을 원칙으로 한다. 2. 기록물의 대출기간은 7일 이하로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다. 3. 기록물을 대출하고자하는 사람은 별지 제6호서식을 기재하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다. 4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
제34조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우 2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 3. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물 6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
제35조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 제3자 또는 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.
제36조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 시 2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우
제37조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리부서의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
제38조(수당 등) 심의회의 회의에 참석한 위원에 대하여는 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 다만, 공무원이 위원인 경우는 그러하지 아니한다.
제39조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다. | 